Reservas que llegan por varios canales
Web, llamada, mensajería o email. El agente puede recoger fecha, hora, número de personas y observaciones, y llevar la petición al sistema definido.
Mientras tu equipo atiende el servicio, el agente atiende lo que ocurre alrededor.
Reservas, cambios, cancelaciones, grupos, preguntas frecuentes, recordatorios y seguimiento. El agente mantiene cada conversación dentro del proceso sin convertir la atención digital en otra tarea pendiente para sala o recepción.
Para restaurantes, cafeterías, grupos de restauración y negocios de hostelería que reciben consultas por varios canales y quieren responder con rapidez sin perder control sobre aforo, condiciones o servicio.
Producto en desarrollo · Acceso anticipado
Fricciones que consumen atención justo cuando el equipo está más ocupado.
La mayoría no son tareas complejas, pero llegan en el peor momento: teléfono sonando, mensajes pendientes, cambios de última hora, grupos preguntando condiciones y clientes esperando confirmación.
El teléfono suena cuando nadie puede cogerlo
Durante el servicio cada llamada interrumpe. El agente puede atender consultas operativas y recuperar oportunidades que de otro modo terminan en llamada perdida.
Modificar una reserva genera otra cadena de mensajes
Cambio de hora, número de comensales, cancelación o petición especial pueden resolverse dentro del mismo circuito si las reglas están definidas.
Un grupo necesita más contexto que una mesa
Menús, horarios, número de personas, espacio, condiciones y observaciones requieren recopilar información antes de que el responsable pueda confirmar.
Flujo estrella
De una petición de reserva a una mesa confirmada sin llamadas de ida y vuelta.
El agente puede cubrir la parte operativa de una reserva cuando dispone de disponibilidad, condiciones y reglas claras. Las excepciones o decisiones especiales se escalan al equipo.
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01 / Petición
Recoge lo necesario
Fecha, hora, número de personas, contacto y observaciones relevantes para la reserva.
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02 / Disponibilidad
Consulta las reglas del local
Comprueba disponibilidad, turnos, límites y condiciones definidas para ese tipo de reserva.
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03 / Confirmación
Registra y comunica
Confirma cuando el caso encaja en las reglas o escala al equipo cuando necesita una decisión especial.
Ejemplo de resultado
Una reserva que llega a sala con el contexto necesario
El objetivo es que la conversación termine en una reserva útil para el negocio, no en otro mensaje pendiente.
Fecha y turno
Momento solicitado y disponibilidad confirmada o pendiente de revisión.
Número de personas
Comensales previstos y cambios posteriores registrados.
Contexto de servicio
Celebración, silla infantil, accesibilidad u otra necesidad operativa comunicada.
Siguiente paso
Confirmación, recordatorio o revisión del responsable cuando existe una excepción.
Grupos y celebraciones
Una consulta de grupo debería llegar al responsable ya ordenada.
Aquí el agente no confirma por su cuenta condiciones especiales. Recoge la información, presenta las opciones autorizadas y prepara un briefing para que el responsable decida.
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01 / Necesidad
Recoge el briefing
Fecha, número de personas, tipo de celebración, horario, formato y necesidades declaradas.
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02 / Opciones
Presenta lo autorizado
Menús, espacios o condiciones previamente definidas, sin inventar precios ni compromisos.
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03 / Responsable
Entrega la petición preparada
El equipo recibe toda la información necesaria para aceptar, ajustar o preparar una propuesta.
Ejemplo de briefing
Una celebración explicada en una sola ficha
Menos correos para descubrir lo básico y más tiempo para decidir bien las condiciones del servicio.
Momento solicitado
Fecha, hora aproximada y duración prevista cuando se haya indicado.
Número de asistentes
Personas previstas y margen de confirmación si procede.
Tipo de celebración
Comida, cena, evento familiar, empresa u otra necesidad declarada.
Opciones aplicables
Información autorizada sobre menús, espacios o condiciones para revisión.
Decisión humana
El responsable confirma condiciones, excepciones y propuesta final.
Capacidades operativas
Atención constante sin convertir la IA en responsable del servicio.
El agente descarga trabajo repetitivo de reservas y comunicación. Sala, cocina y dirección mantienen el control de las decisiones que afectan al servicio real.
Entrada y confirmación
Recoge solicitudes, consulta disponibilidad y aplica reglas aprobadas para confirmar o escalar.
Modificar sin empezar de cero
Gestiona cambios de hora, número de personas o cancelaciones dentro del circuito autorizado.
Preguntas frecuentes
Responde sobre horarios, ubicación, servicios o información validada sin ocupar al equipo.
Briefing preparado
Recoge necesidades y presenta opciones autorizadas antes de escalar al responsable.
Reducir olvidos
Prepara confirmaciones previas o recordatorios según las reglas y canales definidos.
Reseñas y feedback
Puede solicitar valoración o recoger comentarios tras la visita dentro del circuito aprobado.
Límites y control humano
Puede atender. No debe inventar condiciones ni asumir riesgos de servicio.
El agente trabaja con información y reglas aprobadas. Precios especiales, excepciones, alergias no documentadas, compensaciones o decisiones que afectan al servicio deben escalarse.
Lo que sí hace
01Gestiona reservas, cambios y cancelaciones dentro de reglas definidas.
02Responde información operativa y comercial previamente validada.
03Recoge necesidades de grupos y prepara solicitudes para revisión.
04Prepara recordatorios, seguimiento y solicitud de feedback.
Lo que no hace por su cuenta
01No inventa disponibilidad, precios, menús o condiciones no publicadas.
02No confirma excepciones de aforo, horarios o servicio sin autorización.
03No improvisa información sobre alérgenos: sólo comunica datos validados y escala cualquier duda.
04No ofrece compensaciones o compromisos especiales sin reglas aprobadas.
Reglas del establecimiento
El agente puede aprender cómo trabaja el local, pero las condiciones las define el negocio.
Turnos, tamaños de grupo, políticas de cancelación, condiciones especiales o criterios de escalado pueden convertirse en reglas reutilizables siempre bajo aprobación.
Grupos grandes
“Las reservas de más de ocho personas se preparan como solicitud de grupo y requieren confirmación del responsable.”
AprobarRechazar
Última hora
“Las reservas para el mismo servicio sólo se confirman automáticamente mientras exista disponibilidad publicada.”
AprobarRechazar
Consulta sobre alérgenos
“Responder únicamente con información validada de carta y derivar al equipo cualquier duda no cubierta.”
AprobarRechazar
Integraciones
El agente tiene que conversar con el sistema de reservas, no trabajar al margen.
El valor aparece cuando puede consultar disponibilidad, registrar cambios y mantener la conversación vinculada a la reserva real. Las integraciones dependen de las herramientas utilizadas por cada negocio.
Web
Reservas
Mensajería
CRM
Agente IA
Una conversación sólo aporta valor si termina actualizando el proceso real
El agente puede trabajar con canales de entrada y sistemas de gestión siempre que existan APIs, conectores o mecanismos de integración adecuados.
01Web y formularios: entrada de reservas, grupos y consultas.
02Sistema de reservas: disponibilidad, alta, cambios, cancelación y observaciones.
03Email y mensajería: confirmaciones, consultas y seguimiento por canales conectados.
04CRM o base de clientes: contexto y seguimiento cuando forme parte del proyecto.
También puedes volver al hub de agentes IA por verticales para revisar otros sectores.
Privacidad y control
El agente necesita información de la reserva, no acceso indiscriminado al negocio.
La arquitectura define qué datos consulta, qué puede modificar y qué acciones requieren intervención del equipo. La información personal debe limitarse a la finalidad operativa necesaria.
Información necesaria
Nombre, contacto y datos de reserva sólo cuando son necesarios para gestionar el servicio.
Acceso limitado
El agente utiliza únicamente sistemas y funciones autorizados dentro del proyecto.
Trazabilidad
Reservas, cambios, confirmaciones, escalados y acciones pueden quedar registrados.
Control del negocio
El establecimiento mantiene el control de condiciones, excepciones y decisiones sensibles.
Preguntas frecuentes
Dudas habituales sobre el agente IA para hostelería.
La propuesta se centra en reservas y atención operativa sin sustituir las decisiones del equipo ni asumir riesgos sobre el servicio.
¿Puede confirmar reservas automáticamente?
Sí, cuando dispone de disponibilidad real y la solicitud encaja dentro de reglas aprobadas. Las excepciones, grupos especiales o situaciones fuera de política se escalan al equipo.
¿Puede gestionar cambios y cancelaciones?
Puede hacerlo dentro de las condiciones definidas por el establecimiento y siempre que la integración con el sistema de reservas permita actualizar el dato real.
¿Puede responder preguntas sobre la carta o alérgenos?
Puede responder información previamente validada. En materia de alérgenos no debe improvisar ni inferir: cualquier duda no cubierta debe derivarse al equipo responsable.
¿Puede gestionar grupos o eventos?
Puede recoger el briefing, presentar opciones autorizadas y preparar la solicitud. Las condiciones especiales, precios finales y confirmación de excepciones permanecen en manos del responsable.
¿Puede ayudar con los no-shows?
Puede preparar recordatorios, confirmaciones previas o solicitudes de reconfirmación según la política del negocio. No puede garantizar que un cliente vaya a presentarse.
¿Está disponible ya?
El agente IA para hostelería está en desarrollo. Aress está incorporando los primeros negocios para validar procesos reales mediante acceso anticipado.
Acceso anticipado
Estamos incorporando a los primeros negocios de hostelería.
Si tu equipo pierde llamadas durante el servicio, gestiona reservas por varios canales o dedica demasiado tiempo a cambios, grupos y consultas repetitivas, podemos identificar un primer circuito y validarlo.