Gracias a la digitalización, hemos logrado transformar y optimizar de manera significativa muchos procesos en el ámbito empresarial. El siguiente paso será universalizar la facturación electrónica en todas las relaciones comerciales.
Aunque sigue siendo una tarea pendiente para muchas empresas y trabajadores autónomos en nuestro país, las administraciones están convencidas de que la digitalización de la facturación es el camino a seguir para avanzar como sociedad y combatir la morosidad y el fraude fiscal.
En este artículo te explicamos en qué consiste la facturación electrónica, qué ventajas ofrece y por qué es importante que te familiarices con ella.
La facturación electrónica es la digitalización de las facturas que empresas o trabajadores autónomos emiten para cobrar por productos o servicios prestados. Igual que las facturas en papel, una factura electrónica sirve para justificar operaciones comerciales o financieras.
El concepto de factura no cambia y tiene los mismos efectos legales, pero el formato en que se expide y recibe es electrónico. No obstante, su emisión está sujeta al consentimiento del destinatario, lo que no ocurre con las facturas tradicionales en papel.
En 2014, la Unión Europea impulsó la implementación de la factura electrónica en sus estados miembros y en 2019 estableció un formato común obligatorio para las relaciones B2G europeas.
Desde entonces, la digitalización de la facturación ha avanzado y muchos países ya exigen facturas electrónicas en los intercambios comerciales con el sector público. En España, la factura electrónica se hizo obligatoria en enero de 2015 para proveedores de la Administración pública cuyas facturas superen los 5.000 euros.
Como resultado, todas las empresas con relaciones comerciales con Administraciones públicas han tenido que adaptarse al modelo Facturae. Aunque por ahora esta obligatoriedad solo afecta a estas operaciones, se prevé que también se extienda a las relaciones B2B.
Las Administraciones públicas y algunas empresas ya están apostando por la factura electrónica debido a las numerosas ventajas que ofrece frente al sistema tradicional, que pronto quedará obsoleto. Algunos beneficios son:
Estas ventajas demuestran que la factura electrónica ha llegado para quedarse y transformará el día a día de las empresas. Sin embargo, también tiene desventajas, como la necesidad de adquirir un programa de facturación, con el consiguiente coste y proceso de aprendizaje.
Las facturas electrónicas deben incluir toda la información necesaria sobre la transacción realizada y los datos de ambas partes, igual que las facturas en papel reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Esto incluye:
El Real Decreto mencionado establece requisitos para garantizar la legibilidad, autenticidad e integridad de las facturas. En el caso de la factura electrónica, la legibilidad se facilita mediante el programa informático con el que se crea o recibe.
La autenticidad e integridad se pueden garantizar mediante métodos como la firma electrónica con certificado o el intercambio electrónico de datos (EDI).
A partir del 1 de enero de 2027, las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades que utilicen sistemas informáticos de facturación deberán tenerlos adaptados a los requisitos del RRSIF. Entre otras obligaciones, estos sistemas deberán generar registros de facturación trazables e inalterables e incorporar el código QR previsto por la normativa en las facturas emitidas. Para el resto de empresas y autónomos afectados, el plazo se extiende hasta el 1 de julio de 2027.
Realizar una factura electrónica es sencillo con los programas adecuados. Por ejemplo, con QuantumERP solo necesitas:
Las facturas electrónicas pueden ser de formato estructurado o no estructurado:
En este artículo nos referimos a las facturas en formato estructurado.
¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica?La factura electrónica ya es obligatoria en determinadas operaciones con las Administraciones Públicas, que deben presentarse a través del punto general de entrada de facturas electrónicas correspondiente, como FACe.Para las operaciones entre empresas y profesionales, la Ley Crea y Crece y el Real Decreto 238/2026 establecen la futura obligatoriedad de la factura electrónica B2B. Su aplicación efectiva dependerá de la entrada en vigor de la orden ministerial que complete el desarrollo técnico del sistema: desde ese momento habrá un plazo de 12 meses para las empresas con una facturación superior a 8 millones de euros y de 24 meses para el resto.
¿Qué es TicketBAI? TicketBAI es un proyecto en el País Vasco para combatir el fraude fiscal, obligando a utilizar un software de facturación a todas las personas y empresas con actividad económica. Permitirá a las Haciendas Forales hacer un seguimiento de todas las facturas emitidas.
¿Qué ocurre si un proveedor no emite una factura electrónica? Podría enfrentar sanciones legales y administrativas, como multas o la suspensión de sus actividades comerciales. Es crucial cumplir con las regulaciones fiscales para evitar consecuencias negativas.
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