Factura electrónica, ¿qué es? ¿Por qué? ¿Para quién es obligatorio? - Fácil con QuantumERP
Gracias a la digitalización, hemos logrado transformar y optimizar de manera significativa muchos procesos en el ámbito empresarial. El siguiente paso será universalizar la facturación electrónica en todas las relaciones comerciales.
Aunque sigue siendo una tarea pendiente para muchas empresas y trabajadores autónomos en nuestro país, las administraciones están convencidas de que la digitalización de la facturación es el camino a seguir para avanzar como sociedad y combatir la morosidad y el fraude fiscal.
En este artículo te explicamos en qué consiste la facturación electrónica, qué ventajas ofrece y por qué es importante que te familiarices con ella.
¿Qué es la facturación electrónica?
La facturación electrónica es la digitalización de las facturas que empresas o trabajadores autónomos emiten para cobrar por productos o servicios prestados. Igual que las facturas en papel, una factura electrónica sirve para justificar operaciones comerciales o financieras.
El concepto de factura no cambia y tiene los mismos efectos legales, pero el formato en que se expide y recibe es electrónico. No obstante, su emisión está sujeta al consentimiento del destinatario, lo que no ocurre con las facturas tradicionales en papel.
Origen de la facturación electrónica
En 2014, la Unión Europea impulsó la implementación de la factura electrónica en sus estados miembros y en 2019 estableció un formato común obligatorio para las relaciones B2G europeas.
Desde entonces, la digitalización de la facturación ha avanzado y muchos países ya exigen facturas electrónicas en los intercambios comerciales con el sector público. En España, la factura electrónica se hizo obligatoria en enero de 2015 para proveedores de la Administración pública cuyas facturas superen los 5.000 euros.
Como resultado, todas las empresas con relaciones comerciales con Administraciones públicas han tenido que adaptarse al modelo Facturae. Aunque por ahora esta obligatoriedad solo afecta a estas operaciones, se prevé que también se extienda a las relaciones B2B.
Utilidad de las facturas electrónicas
Las Administraciones públicas y algunas empresas ya están apostando por la factura electrónica debido a las numerosas ventajas que ofrece frente al sistema tradicional, que pronto quedará obsoleto. Algunos beneficios son:
- Ahorro económico.
- Ciclos de tramitación más cortos.
- Menor probabilidad de fraude.
- Menor impacto medioambiental.
- Reducción de errores humanos.
- Ahorro de espacio de almacenamiento.
- Acceso rápido y ágil.
- Mayor seguridad en el envío.
Estas ventajas demuestran que la factura electrónica ha llegado para quedarse y transformará el día a día de las empresas. Sin embargo, también tiene desventajas, como la necesidad de adquirir un programa de facturación, con el consiguiente coste y proceso de aprendizaje.
Elementos de una factura electrónica
Las facturas electrónicas deben incluir toda la información necesaria sobre la transacción realizada y los datos de ambas partes, igual que las facturas en papel reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Esto incluye:
- Número de factura y serie (si es aplicable).
- Datos identificativos del emisor y del receptor.
- NIF del emisor y del receptor.
- Fecha de emisión.
- Fecha de prestación de los servicios.
- Concepto o descripción de las operaciones.
- Base imponible (precio de las operaciones sin incluir impuestos).
- Tipo impositivo e impuestos aplicables.
Leyes y normativas de las facturas electrónicas
El Real Decreto mencionado establece requisitos para garantizar la legibilidad, autenticidad e integridad de las facturas. En el caso de la factura electrónica, la legibilidad se facilita mediante el programa informático con el que se crea o recibe.
La autenticidad e integridad se pueden garantizar mediante métodos como la firma electrónica con certificado o el intercambio electrónico de datos (EDI).
A partir de 2024 o 2025, se exigirán otros requisitos para que la factura electrónica sea legal, como la emisión a través de un programa de facturación de la Agencia Tributaria o un software certificado, incluir un código alfanumérico y un código QR, y ser accesible para los destinatarios.
Cómo hacer una factura electrónica
Realizar una factura electrónica es sencillo con los programas adecuados. Por ejemplo, con QuantumERP solo necesitas:
- Entrar a la plataforma.
- Seleccionar o crear un contacto.
- Crear una nueva factura.
- Introducir los datos necesarios (número de documento, fecha de emisión, concepto, precio...).
- Rellenar la información de la factura-e.
- Enviar.
Tipos de facturas electrónicas
Las facturas electrónicas pueden ser de formato estructurado o no estructurado:
- Estructuradas: Contienen datos que pueden ser generados automáticamente por sistemas informáticos y tramitados de manera automatizada. Ejemplos incluyen XML, UBL, Facturae o EDIFACT.
- No estructuradas: Son documentos digitales que se envían telemáticamente, pero no están cifrados en un lenguaje estructurado, como los PDF escaneados.
En este artículo nos referimos a las facturas en formato estructurado.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica? En España, las facturas electrónicas son obligatorias para autónomos y negocios que presten servicios a las Administraciones públicas a través de la plataforma FACeB2B. La Ley Crea y Crece implementará esta obligación para todas las empresas y autónomos en 2025.
¿Qué es TicketBAI? TicketBAI es un proyecto en el País Vasco para combatir el fraude fiscal, obligando a utilizar un software de facturación a todas las personas y empresas con actividad económica. Permitirá a las Haciendas Forales hacer un seguimiento de todas las facturas emitidas.
¿Qué ocurre si un proveedor no emite una factura electrónica? Podría enfrentar sanciones legales y administrativas, como multas o la suspensión de sus actividades comerciales. Es crucial cumplir con las regulaciones fiscales para evitar consecuencias negativas.
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